O que é procrastinar? Como evitar no ambiente de trabalho?

Evitar a procrastinação é um grande desafio. Por conta das distrações que surgiram com o avanço da tecnologia e mídias sociais, é cada vez mais difícil mantermos o foco em uma única tarefa. Atualmente estamos cercados de informação, seja por meio de vídeos, notícias, mensagens instantâneas ou inúmeros aplicativos em nossos smartphones que nos fazem perder a noção do tempo, o que compromete nossa produtividade durante o trabalho.

Para vencer esse mal hábito, é importante aplicar algumas estratégias em nossa rotina. Hoje trouxemos orientações que podem te auxiliar a manter a disciplina de sua equipe e aumentar os bons resultados em sua gestão. Acompanhe!

O que é a procrastinação?

Para começar, precisamos explicar o que é, de fato, procrastinar. Muitos associam a preguiça ou a falta de vontade de concluir um trabalho, mas não é exatamente isso. A procrastinação é o ato de prorrogar a resolução de uma atividade, seja tarefa ou compromisso importante. É um comportamento considerado natural do ser humano, mas que em exagero pode ser bastante prejudicial à rotina pessoal e corporativa.

De acordo com um estudo feito por professoras de psicologia da UNICAMP sobre procrastinação, diversos fatores psíquicos levam a essa prática. Os sentimentos mais comuns ao adiar tarefas entre os entrevistados, foram:

• Sensação de incapacidade em realizar a tarefa;
• Ansiedade – mal estar, angústia e estados de desconforto;
• Autodesvalorização – redução do valor do próprio potencial, insatisfação consigo, perfeccionismo;
• Desmotivação – desânimo, falta de vontade;
• Preocupação – pensamentos ruins, peso na consciência.

A procrastinação favorece estados emocionais de autocondenação, frustrações e irritabilidade, pois precisar concluir trabalhos com seu deadline próximo é bem mais estressante do que com antecedência. O sentimento de culpa aliado a um acúmulo de tarefas também interfere nos resultados e dificulta o alcance de novas metas profissionais.

Mas é possível parar de procrastinar? Sim, há técnicas que podem te auxiliar a manter o foco e otimizar a divisão temporal para produção, descanso e entretenimento. Treinamentos comportamentais também podem te ajudar a controlar os sintomas psíquicos que citamos anteriormente.

Confira 5 dicas para evitar a procrastinação em sua equipe e aumentar a produtividade

1. Estimule a agenda de atividades para os funcionários

Elaborar uma lista de atividades com prazos determinados pode aumentar a produção. De acordo com estudos científicos, o ser humano foca mais em tarefas que possuem uma data ou horário limite. Portanto, é importante que o líder crie uma agenda com as obrigações individuais de cada colaborador a fim de explorar esse sentimento de urgência e despertar a atenção de toda a equipe.

Para fazer isso, você pode contar com recursos digitais. Aplicativos como o Google Agenda permitem a criação e compartilhamento de calendários com o objetivo de organizar melhor os projetos da empresa.

2. Adote técnicas de gerenciamento do tempo (Pomodoro)

Elaborada nos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, a Técnica Pomodoro é uma das mais conhecidas quando o tema é produtividade. Ela se baseia na divisão do fluxo de trabalho separados em períodos para melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco.

Na prática, a pessoa deve dividir períodos de 25 minutos de trabalho (denominados pomodoros) com um intervalo de 5 minutos para cada. Depois de 4 “pomodoros”, a pessoa ganha o direito de repousar por 30 minutos e em seguida voltar as atividades. Essa técnica pode ajudar a pessoa a se concentrar exclusivamente no que deve ser feito e, ainda assim, conseguir dar uma olhada em redes sociais ou até fazer alguma outra coisa, sem cultivar o sentimento de culpa por estar deixando o trabalho “de lado”.

3. Reconheça

Quando há alguma meta a ser alcançada, é natural que o empenho da equipe seja maior. Procure estabelecer o reconhecimento perante a conquista, o mérito. Isso estimula a equipe a ir além. Existem diversos artigos com o tema de como reconhecer, não significa apenas salário ou bônus.

4. Conserve o ambiente de trabalho organizado

Manter um ambiente bem organizado pode diminuir distrações e otimizar o tempo. Isso porque é bastante comum perdermos vários minutos do dia procurando por materiais de escritório antes de iniciar as tarefas.

Como gestor, certifique-se que o local esteja sem o acúmulo de materiais desnecessários e com armários e gavetas bem alinhadas para evitar o desvio de foco nas atividades.

5. Invista em um Treinamento Comportamental

Fornecer um Treinamento Comportamental para a sua equipe pode ser um bom método para explorar a concentração e corrigir possíveis problemas de foco dos funcionários. Por meio dele, será possível identificar quais estão sendo os erros individuais que terminam em procrastinação e, em seguida, buscar meios de corrigi-los.

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